A-A+vision

Міське врядування

Назад

Відділ організації контролю галузевого документообігу

Метою відділу є забезпечення чіткої організації документообігу у Департаменті, встановлення в Департаменті єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем; організація тимчасового зберігання, використання архівних документів Департаменту загального характеру та передачі їх до архівного відділу міської ради у відповідності з вимогами чинного законодавства; здійснення контролю за правильністю користування документами в Департаменті, підготовка довідок, звітів, інформацій, доповідних записок, аналізів та узагальнень з питань діловодства, в тому числі по заявах і скаргах, а також питань виконання документів, запитів і звернень народних депутатів України та депутатів міської ради; здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами Департаменту вхідних документів та за станом роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів міської ради, а також аналізу причин порушення строків виконання документів і винесення пропозицій щодо їх усунення; неухильне виконання вимог Закону України “Про звернення громадян”, забезпечення необхідних умов для реалізації конституційних прав громадян на письмове звернення або особистий прийом та обов’язкове одержання обґрунтованої відповіді на нього, забезпечення проведення особистого прийому громадян директором Департаменту, його заступниками; забезпечення реєстрації, ведення обліку запитів на інформацію, що надійшли в порядку, визначеному Законом України “Про доступ до публічної інформації”; надання методичної допомоги структурним підрозділам Департаменту з питань організації діловодства.

Контактна інформація
Юридична адресавул. Архітектора Нільсена, 26, м. Маріуполь, Донецька обл., 87500
E-maildszn@mariupolrada.gov.ua
Номер телефону(0629) 47-43-94
  •  Організовує та здійснює в установленому чинним законодавством порядку ведення діловодства в Департаменті відповідно до Інструкції з діловодства та чинних правил, впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації, інші нормативи.
  •  Здійснює контроль за правильністю користування документами в Департаменті, готує довідки, звіти, інформації з питань діловодства.
  •  За дорученням керівництва Департаменту перевіряє у структурних підрозділах Департаменту стан організації діловодства. Вивчає досвід роботи виконавчих органів міської ради, надає структурним підрозділам Департаменту методичну допомогу з удосконалення форм і методів роботи з документами.
  •  У межах компетенції надає для розміщення на веб-сайті міської ради необхідну інформацію.
  •  Забезпечує оформлення, облік і зберігання протягом установленого строку наказів директора Департаменту.
  •  Приймає, реєструє і передає за призначенням вхідну кореспонденцію, а також внутрішню документацію, реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію.
  •  Здійснює електронний документообіг з іншими установами й організаціями згідно з вимогами чинного законодавства.
  •  Забезпечує участь у здійсненні контролю за строками виконання службової кореспонденції.
  •  Організовує роботу Департаменту відповідно до нормативних документів з архівної справи.
  •  Складає зведену номенклатуру справ Департаменту, забезпечує контроль за правильністю формування і зберігання справ, що підлягають здачі в архів.
  •  Бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до передачі до архівного підрозділу міської ради.
  •  Здійснює ведення в установленому порядку обліку завдань, реалізація яких передбачена відповідними документами, контроль за якими покладено на відділ.
  •  Перевіряє стан виконання документів структурними підрозділами Департаменту.
  •  Забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів Департаменту про стан виконання документів.
  •  Готує і завчасно та систематично надає структурним підрозділам Департаменту щомісячні нагадування-попередження про закінчення строків виконання документів і змісту їх завдань.
  •  Готує для керівництва Департаменту інформаційно-аналітичні матеріали щодо виконання документів.
  •  Вносить пропозиції про зняття з контролю чи продовження термінів виконання документів, притягнення в установленому порядку до відповідальності посадових осіб за їх невиконання або неналежне виконання.
  •  Розробляє та вносить в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації та здійснення контролю за станом виконавської дисципліни.
  •  Проводить випереджувальний моніторинг строків виконання документів та інформує керівництво Департаменту про неможливість їх додержання.
  •  Здійснює прийом, реєстрацію та попередній розгляд пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг громадян, які надходять до Департаменту.
  •  Готує графіки проведення та забезпечує належну організацію особистих прийомів громадян керівництвом Департаменту.
  •  Здійснює перевірку звернень громадян на відповідність їх вимогам статті 5 Закону України «Про звернення громадян», у разі їх порушення повертає заявникам звернення без розгляду. Надає консультації та роз’яснення громадянам, які звертаються до Департаменту, щодо порядку розгляду їх питань.
  •  Здійснює попередній розгляд звернень, готує проекти резолюцій керівництва Департаменту, а також розглядає проекти відповідей на звернення та надає їх на підпис керівництву.
  •  За дорученням керівництва Департаменту забезпечує оперативне надсилання звернень громадян для розгляду виконавцям.
  •  Отримує від виконавців інформаційні довідки, пояснення та інші матеріали стосовно розгляду звернень громадян, оцінює фактичний стан виконання доручень керівництва Департаменту, про що йому доповідає.
  •  За дорученням керівництва Департаменту організовує перевірки фактів, викладених у зверненнях громадян.
  •  Забезпечує підготовку та подання керівництву Департаменту інформацій про факти порушень, допущених при вирішенні питань громадян.
  •  Перевіряє додержання законодавства по зверненнях громадян в структурних підрозділах Департаменту, за результатами готує відповідну інформацію керівництву Департаменту.
  •  Забезпечує підготовку звітів та довідок щодо роботи із зверненнями громадян в Департаменті для інформування міської ради, органів державної виконавчої влади та оприлюднення на сайті міської ради;
  •  Вивчає, узагальнює та поширює позитивний досвід роботи з розгляду звернень громадян, організовує семінари, навчання з працівниками, що забезпечують розгляд звернень громадян у підрозділах Департаменту.
  •  Готує проекти розпорядчих документів Департаменту, міської ради, листів з питань компетенції відділу.
  •  Виконує інші функції, які випливають із завдань, покладених на відділ.
дата оновлення: 21.11.2019